Pengertian Dokumentasi Secara Umum, Tujuan, Fungsi, dan Jenis Dokumentasi|Kuliah komputer di kota pekanbaru|kuliah komputer di I-TECH COURSE

Pengertian Dokumentasi Secara Umum, Tujuan, Fungsi, dan Jenis Dokumentasi|Kuliah komputer di kota pekanbaru|kuliah komputer di I-TECH COURSE

Pengertian Dokumentasi Secara Umum
Apa tersebut dokumentasi? Pengertian Dokumentasi ialah aktivitas atau proses sistematis dalam mengerjakan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan penyediaan dokumen guna mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya untuk pemakai.

Ada pun yang mendefinisikan arsip sebagai kegiatan atau proses penyediaan dokumen-dokumen dengan memakai bukti yang akurat menurut pencatatan sekian banyak  sumber informasi.

Sebagai contoh, data yang didapatkan melalui proses dokumentasi dapat digunakan untuk memperkenalkan perusahaan untuk karyawan baru atau track record yang dilaksanakan oleh karyawan yang sudah pensiun. Karena itu, dalam dunia perkantoran, pekerjaan ini dikaitkan dengan proses administrasi (baca: Pengertian Administrasi).

Pengertian Dokumentasi Berdasarkan keterangan dari Para Ahli
Beberapa orang menyamakan arsip dengan kearsipan di perpustakaan. Padahal tidak tidak jarang kali seperti itu. Beberapa berpengalaman menjabarkan pengertian arsip sebagai pendataan atau kelompok dokumen pada subjek tertentu.

Berikut ini pengertian dokumentasi menurut keterangan dari para ahli, diantaranya:



1. Paul Otlet
Dalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet mengulas pengertian dokumentasi ialah kegiatan eksklusif yang berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan pulang serta penyebaran dokumen.

2. Nurhadi Magetsari dkk
Berdasarkan keterangan dari Nurhadi Magetsari dkk, definisi dokumentasi ialah bahan yang tergolong dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun lokasi informasi direkam, rekaman yang ditulis atau dipahat, yang mengucapkan informasi berupa fakta.

3. Tung Palan
Berdasarkan keterangan dari Tung Palan, definisi dokumentasi ialah catatan otentik yang dapat diperlihatkan dan dijadikan bukti secara hukum dimana arsip tersebut mengandung data menyeluruh dan nyata.

4. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Berdasarkan keterangan dari KBBI, pengertian dokumentasi ialah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan penyimpanan informasi di bidang pengetahuan; pemberian atau pendataan bukti dari penjelasan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lain.

5. Ensiklopedia Britania
Berdasarkan keterangan dari Ensiklopedia Britania, definisi dokumentasi ialah pengawasan dan penyusunan bibliografi dengan memakai alat-alat laksana indeks, inti sari dan esai, di samping dapat pun memakai teknik tradisional agar informasi itu dapat tercapai.

6. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Berdasarkan keterangan dari FID makna dokumentasi ialah aktivitas mengoleksi dan menyebarkan sekian banyak  jenis dokumen tentang seluruh lapangan kegiatan manusia.

Baca juga: Pengertian Manajemen Berdasarkan keterangan dari Para Ahli

Fungsi Dokumentasi
Setelah mengetahui pengertian dokumentasi, selanjutnya kita pun perlu memahami apa fungsinya. Berikut ini ialah fungsi arsip secara umum dan faedah dalam perusahaan.

1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum
Menyediakan informasi mengenai isi dokumen untuk pemakai
Memberikan perangkat bukti dan data akurat mengenai penjelasan dokumen
Melindungi dan menyimpan jasmani serta isi dokumen
Menghindari kehancuran terhadap dokumen
Mempersiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian semua ilmuwan
Mengembangkan koleksi dokumen untuk bangsa dan negara
Memberikan garansi keutuhan dan keotentikan infomasi dan data yang terdapat dalam dokumen
2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan
Dalam perusahaan, ada tidak sedikit sekali faedah dokumentasi, antara lain:

Sebagai kenangan perusahaan yang dipakai untuk mengawal instansi
Membantu memungut keputusan, mengerjakan perencanaan dan mengerjakan pengawasan
Digunakan sebagai perangkat pembuktian
Digunakan sebagai rujukan histors
Penyedia informasi untuk keuangan, personalia dan hal beda yang besok pasti diperlukan oleh sekian banyak  menejemen perusahaan
Untuk kebutuhan pendidikan karyawan baru
Untuk merawat hubungan perusahaan dengan masyarakat, terlebih klien
Peranan dan Tujuan Dokumentasi
Seperti yang sudah dilafalkan sebelumnya dalam penjelasan definisi dokumentasi, tujuan pekerjaan dokumentasi ialah untuk menemukan keterangan, penerangan pengetahuan, serta bukti.

Beberapan peranan arsip antara lain:

Membantu pelayanan di bidang dokumentasi
Menerbitkan jurnal publikasi dokumentasi
Mengadakan konferensi seminar ilmiah
Membantu pertumbuhan ilmu pengetahuan
Membuat dan mengembangkan cara pengolahan dokumen
Membuat dan mengembangkan katalog
Tugas dan Kegiatan Dokumentasi
Tugas-tugas arsip itu sendiri terbagi menjadi sejumlah macam:

Mencari dan mengoleksi bahan
Mencatat dokumen dan mengolahnya
Mempublikasikan dan menyalurkan dokumen (yang diperlukan)
Melakukan filing atau pengarsipan
Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum
Secara umum ada sejumlah jenis dokumen, diantaranya merupakan:



1. Dokumen Berdasarkan Kegiatan
Dokumen Pribadi; dokumen bersangkutan dengan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
Dokumen Niaga; dokumen yang bersangkutan dengan perdagangan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
Dokumen Pemerintah, yakni dokumen berhubungan informasi ketatanegaraan sebuah pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.
2. Dokumen Berdasarkan Bentuk Fisik
Dokumen Literer; dokumen yang ada sebab dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Umumnya dokumen ini terdapat di perpustakaan). Contoh: buku, majalah, film.
Dokumen Korporil; dokumen berupa benda bersejarah. Umumnya dokumen ini terdapat di museum. Contoh: patung, fosil, dan lain-lain.
Dokumen Private; dokumen berupa surat/ dokumentasi yang seringkali disimpan dengan sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, surat dinas, laporan.
3. Dokumen Berdasarkan Fungsinya
Dilihat dari sisi fungsinya, jenis arsip dapat dipecah menjadi dua, yaitu:

Dokumentasi dinamis, yakni dokumen yang dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan (dinamis aktif, dinamis semi aktif, dan dinamis in aktif).
Dokumentasi statis, yakni dokumen yang tidak dapat digunakan secara langsung dalam penyelesaian kegiatan (dokumen koprol, dokumen literal, dokumen private).
4. Dokumen Berdasarkan Sifatnya
Dokumen tekstual; dokumen yang mengandung informasi dalam format tertulis. Contoh: majalah, buku, catalog, surat kabar dan lain-lain.
Dokumen nontekstual; dokumen yang menyajikan informasi dalam format teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, gambar, rekaman, dan lain-lain.
5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya
Dokumen fisik; dokumen yang bersangkutan dengan materi, ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan lain-lain.
Dokumen intelektual; dokumen yang diciptakan menurut tujuan, isi subjek, sumber, cara penyebaran, teknik memperoleh, kemurnian dokumen, dan lain-lain.
6. Dokumen Berdasarkan Dokumentasi
Dokumen Primer; dokumen yang menyajikan informasi mengenai hasil riset asli atau langsung dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, disertasi.
Dokumen Sekunder; dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur primer. Biasanya disebut pun dengan dokumen bibliografi.
Dokumen Tersier; dokumen yang menyajikan informasi tentang literatur sekunder. Contoh: buku, teks petunjuk literatur.
Jenis-Jenis Dokumen dalam Bisnis
Dalam dunia bisnis, arsip ini menjadi urusan yang penting sebab perusahaan dapat melakukan strategi dan analisis menurut data yang valid. Dokumentasi pun berperan sebagai pengukur situasi perusahaan.

Jenis-jenis dokumen bisnis sangat tidak sedikit sekali. Biasanya perusahaan memakai dokumen guna berkomunikasi dan bertransaksi supaya menjangkau persetujuan yang legal. Nah, ada sejumlah jenis dokumen bisnis yang mesti Anda ketahui. Antara lain:

1. Email dan Memorandum
Karyawan seringkali menggunakan email guna berinteraksi, tetapi sebelum media ini populer, mereka sering menggunakan memorandum.Akan namun ternyata memo pun masih digunakan bila ada urusan yang wajib dipertahankan privasinya, terlebih lagi soal filing.

2. Business Letters
Business letters dipakai untuk berkomunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Hal ini dapat meliputi kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, calon karyawan dan masih tidak sedikit lagi. Jaman sekarang, surat bisnis lebih tidak sedikit dikirim via email sebab lebih efektif.

3. Business Report
Business report formatnya lebih formal dan lebih panjang dengan jangkauan topik laksana data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Business report ini pun lebih rinci dengan peningkatan chart,images, graphs, case studies sampai statistik.

Umumnya laporan ini juga diserahkan pada investor laksana laporan penjualan dan perbandingannya.

4. Dokumen Transaksi
Dokumen transaksi dipakai untuk memangkas waktu supaya transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam format invoice, surat order dan sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.

5. Dokumen Finansial
Dokumen keuangan mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, history bank dsb. Laporan ini dipakai untuk menyaksikan kondisi finansial perusahaan. Apakah pendapatannya dalam sejumlah bulan belakangan surplus atau tidak.

Dari sekian sejumlah jenis dokumentasi, di antara yang sangat penting yakni dokumen perdagangan. Dokumen-dokumen niaga ini dapat mulai kita pelajari pada susunan berikut:

Surat/dokumen perkenalan
Surat/dokumen susunan harga
Surat/dokumen penawaran
Surat/dokumen pesanan
Surat/dokumen invoice (tagihan)
Surat/dokumen ekspedisi barang
Rekening dan Faktur
Surat/dokumen pengaduan
Surat/dokumen mengandung tuntutan beserta penyelesaiannya
Surat/dokumen gugatan
Surat/dokumen memo kredit
Surat/dokumen pengusulan kredit
Surat/dokumen perjanjian
Surat/dokumen rekomendasi
Surat/dokumen keputusan
Proses arsip adalahhal yang sangat remeh dan memakan waktu. Karena itu, saat bisnis baru dimulai, membina sistem administrasi dan arsip yang tepat mesti segera dilakukan.